電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范 GB/T 18894—2016

1  范圍

本標準規(guī)定了在公務活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。

本標準適用于機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照執(zhí)行。

2  規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 2828.1—2012  計數(shù)抽樣檢驗程序  第1部分:按接收質(zhì)量限（AQL）檢索的逐批檢驗抽樣計劃（ISO 2859-1：1999，IDT）

GB/T 7156—2003  文獻保密等級代碼與標識

GB/T 9704—2012  黨政機關公文格式

GB/T 11821—2002  照片檔案整理規(guī)范

GB/T 11822—2008  科學技術檔案案卷構成的一般要求

GB/T 12628—2008  硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范

GB/T 17678—1999  CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

GB/T 20988—2007  信息安全技術  信息系統(tǒng)災難恢復規(guī)范

GB/T 26163.1—2010  信息與文獻  文件管理過程  文件元數(shù)據(jù) 第1部分：原則（IS0 23081-1，IDT）

GB/T 29194—2012  電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

DA/T 13—1994  檔號編制規(guī)則

DA/T 15—1995  磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T 18—1999  檔案著錄規(guī)則

DA/T 22  歸檔文件整理規(guī)則

DA/T 28—2002  國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

DA/T 31  紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范

DA/T 32—2005  公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T 38—2008  電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

DA/T 46—2009  文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T 47—2009  版式電子文件長期保存格式需求

ISO 13008：2012  信息與文獻  數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程（Information and documentation — Digita1 records conversion and migration process）

ISO/TR 13028：2010  信息與文獻  檔案數(shù)字化實施指南（Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records） 

ISO 16175.2：2011   信息與文獻  電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求 

第2部分：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)指南與功能要求（Principles and  functiona1 requirements for records in electronic office environments —  Part 2：Guidelines and functiona1 requirements for digita1 records  management systems）

ISO 16175.3：2010   信息與文獻  電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求  第3部分：業(yè)務系統(tǒng)中檔案管理指南與功能要求（Information and  documentation — Principles and functiona1 requirements for records in  electronic office environments — Part3：Guidelines and functiona1  requirements for records in business systems）

3  術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

電子文件 electronic document

國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結構、背景組成。

3.2

電子檔案 electronic records

具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件（3.1）。

3.3

元數(shù)據(jù) metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，定義3.12。

3.4

組件 component

構成電子文件、電子檔案且獨立存在的一個比特流。

[ISO 16175.2—2011，3 術語和定義]

示例：文書類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。

3.5

真實性 authenticity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結構和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。

3.6

可靠性 reliability

電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達其所反映的事務、活動或事實的性質(zhì)。

3.7

完整性 integrity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

3.8

可用性 useability

電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。

3.9

業(yè)務系統(tǒng) business system

形成或管理機構活動數(shù)據(jù)的計算機信息系統(tǒng)。

示例：辦公自動化系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進機構事務處理的應用系統(tǒng)。

3.10

電子檔案管理系統(tǒng) electronic records management system

對電子檔案（3.2）進行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計算機信息系統(tǒng)。

3.11

采集 capture

對電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行收集和存儲的方法與過程。

3.12

歸檔 archiving

將具有憑證、査考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權限向檔案部門提交的過程。

3.13

移交 transfer

按照國家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權交給國家檔案館的過程。

3.14

登記 registration

電子檔案進入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時賦予電子檔案唯一標識符的行為。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.18。

3.15

轉(zhuǎn)換 conversion

在維護真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過程。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.7。

3.16

遷移 migration

在維護真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過程。

注：改寫GB/T 26162.1—2010，3.13。

4  總則

4.1  電子文件歸檔與電子檔案管理應遵循納入單位信息化建設規(guī)劃、技術與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。

4.2  應對電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性與可用性。

4.3  應建立嚴格的管理制度，明確相關部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責與分工，主要包括以下四類部門的職責與分工：

a）檔案部門負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設與應用培訓；負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件；負責電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作；

b）電子文件形成或辦理部門負責電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作；

c）信息化部門負責依據(jù)標準建設業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設，為電子檔案管理提供信息化支持；

d）保密部門負責監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

4.4  應明確各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求。

4.5  應執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術手段，對電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實行監(jiān)控。

4.6  應基于安全的網(wǎng)絡和離線存儲介質(zhì)實施電子文件歸檔和電子檔案管理。

5  業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)

5.1  業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能

5.1.1  應能按6、7、8.1～8.4給出的相關要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.2  應內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.3  應能以單個流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進行的全部修改信息。

5.1.4  能按內(nèi)置規(guī)則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系。

5.1.5  能按標準生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

5.1.6  能對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計。

5.1.7  需通過業(yè)務系統(tǒng)開展電子檔案管理活動時，業(yè)務系統(tǒng)電子檔案管理功能應參照GB/T 29194—2012、ISO 16175-3：2010等標準以及5.2給出的要求執(zhí)行。

5.2  電子檔案管理系統(tǒng)基本功能

5.2.1  電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應參照CB/T 29194—2012、DA/T 31、ISO 13028—2010、ISO 16175-2：2011等標準以及同級國家綜合檔案館的相關要求執(zhí)行。

5.2.2  應具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門類定義等功能。

5.2.3  應具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等功能。

5.2.4  應具備電子檔案安全管理功能，包括身份認證、權限管理、跟蹤審計、生成固化信息等功能。

5.2.5  應具備系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權限分配、事件報告等功能。

5.2.6  應具備各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。

5.2.7  應具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

5.3  檔案信息化基礎設施

5.3.1  檔案信息化基礎設施和信息安全設施應能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。

5.3.2  應為檔案部門配備局域網(wǎng)、政務網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡基礎設施，網(wǎng)絡性能應能適應各門類電子文件、電子檔案傳輸、利用要求。

5.3.3  應配備電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應的系統(tǒng)硬件、基礎軟件和存儲、備份等設備。

5.3.4  應配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應的安全保障設施，包括殺毒軟件、防火墻等設備。

5.4  電子檔案管理系統(tǒng)安全管理

5.4.1  電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》、涉密計算機信息系統(tǒng)分級保護等規(guī)定執(zhí)行。

5.4.2  應建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責和要求，規(guī)范操作行為。

5.4.3  電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎設施、信息安全設施等各種設備的選型、采購應符合國家有關信息安全和知識產(chǎn)權保護等方面的規(guī)定。

5.4.4  支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡應與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設備之間的數(shù)據(jù)傳輸應通過一次性寫入光盤實施。

5.4.5  嚴格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲介質(zhì)及其用戶，定期查殺病毒，監(jiān)控非授權用戶的登錄與操作行為。

5.4.6  應制定并實施電子檔案管理系統(tǒng)應急處置預案，明確職責分工和保障措施，建立預防預警、應急響應和獎懲等應急處置機制。

6  電子文件歸檔范圍

6.1  電子文件歸檔范圍

6.1.1  反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應收集、歸檔。

6.1.2  文書類電子文件歸檔范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

6.1.3  照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行。

6.1.4  科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標準執(zhí)行。

6.1.5  各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

6.1.6  郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標準執(zhí)行。

6.1.7  網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

6.2  電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍

6.2.1  應歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應與電子文件一并收集、歸檔。

6.2.2  文書類電子文件應歸檔元數(shù)據(jù)按照DA/T 46—2009等標準執(zhí)行，至少包括：

a）題名、文件編號、責任者、日期、機構或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數(shù)據(jù)；

b）記錄有關電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務行為、行為時間和機構人員名稱等元數(shù)據(jù)，應記錄的擬制、辦理活動包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。

6.2.3  科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件應歸檔元數(shù)據(jù)可參照6.2.2給出的要求執(zhí)行。

6.2.4  聲像類電子文件應歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點、業(yè)務活動描述、密級、計算機文件名等。

7  電子文件的收集與整理

7.1  電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集

7.1.1  應在業(yè)務系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過程中完成電子文件的收集，聲像類電子文件、在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。

7.1.2  應齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時保持一致，包括但不限于以下6個方面的要求：

a）同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整；

b）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應齊全、完整，電子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有關要求；

c）在計算機輔助設計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設計與工藝變更通知等電子文件及其組件應齊全、完整；

d）聲像類電子文件應能客觀、完整地反映業(yè)務活動的主要內(nèi)容、人物和場景等；

e）郵件、網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動畫、音視頻文件等應齊全、完整，網(wǎng)頁版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時，應同時收集網(wǎng)站設計文件、維護手冊等；

f）以專有格式存儲的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。

7.1.3  以公務電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應下載并收集、歸入業(yè)務系統(tǒng)或存儲文件夾中。

7.1.4  應由業(yè)務系統(tǒng)按照6.2.2、6.2.3給出的要求，在電子文件擬制、辦理過程中采集文書、科技、專業(yè)等類電子文件元數(shù)據(jù)。

7.1.5  可使用WPS表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照6.2.2 a）、6.2.4給出的要求著錄、采集在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應用軟件形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)。

7.2  電子文件的整理

7.2.1  應在電子文件擬制、辦理或收集過程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲等整理活動，并同步完成會議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。

7.2.2  應以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實際以卷為管理單位進行整理。整理活動應保持電子文件內(nèi)在的有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關聯(lián)。

7.2.3  應基于業(yè)務系統(tǒng)完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理，聲像類電子文件的整理由電子文件形成部門基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。　　

7.2.4  應歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。

7.2.5  電子文件分類按照電子檔案分類方案執(zhí)行，可執(zhí)行的標準或分類方案有：

a）文書類電子文件的分類整理按照 DA/T 22執(zhí)行；

b）科技類電子文件應按照 GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等進行分類；

c）專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁、社交媒體等類電子文件可參照DA/T 22等要求進行分類。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定；

d）聲像類電子文件應按照年度——保管期限——業(yè)務活動，或保管期限——年度——業(yè)務活動等分類方案進行分類。

7.2.6  應在整理過程中基于業(yè)務系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)，涉密紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)的錄入應符合國家保密管理要求，目錄數(shù)據(jù)項參照6.2.2 a）給出的要求執(zhí)行。

7.2.7  應在分類方案下按照業(yè)務活動、形成時間等關鍵字，對電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進行同步排序，排序結果應能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機聯(lián)系。

7.2.8  應按規(guī)則命名電子文件，命名規(guī)則應能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機聯(lián)系與排列順序，能通過計算機文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應元數(shù)據(jù)的關聯(lián)，具體要求如下：

a）應由業(yè)務系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動、有序地為電子文件及其組件命名；

b）在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等類應用軟件形成的電子文件，應采用完整、準確的電子文件題名命名；

c）聲像類電子文件可采用數(shù)字攝錄設備自動賦予的計算機文件名。

7.2.9　可參照分類方案在計算機存儲器中建立文件夾集中存儲電子文件及其組件，完成整理活動。

8  電子文件歸檔與電子檔案編目

8.1  電子文件歸檔程序與要求

8.1.1  電子文件形成或辦理部門、檔案部門可在歸檔過程中基于業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點、鑒定、登記、填寫電子文件歸檔登記表（見表A.1）等主要歸檔程序。

8.1.2  應清點、核實電子文件的門類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。

8.1.3  應對電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性進行鑒定，鑒定合格率應達到100%，包括：

a）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求；

b）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對應，數(shù)量準確且齊全、完整；

c）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合8.3、8.4給出的要求；

d）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術資料等齊全、完整；

e）加密電子文件已解密；

f）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)傳輸、移交；

g）電子文件無病毒，電子文件離線存儲介質(zhì)無病毒、無損傷、可正常使用。

8.1.4  檔案部門應將清點、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導入電子檔案管理系統(tǒng)預歸檔庫，自動采集電子文件結構元數(shù)據(jù)，通過計算機文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關聯(lián)，在管理過程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

8.1.5  應依據(jù)清點、鑒定結果，按批次或歸檔年度填寫電子文件歸檔登記表（見表A.1），完成電子文件的歸檔。

8.2  電子文件歸檔時間與歸檔方式

8.2.1  電子文件形成或辦理部門應定期將已收集、積累并經(jīng)過整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門提交歸檔，歸檔時間最遲不能超過電子文件形成后的第2年6月。

8.2.2  應基于安全的網(wǎng)絡環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。

8.2.3  應結合業(yè)務系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運行網(wǎng)絡環(huán)境以及本單位實際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：

a）webservice歸檔接口；

b）中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口；

c）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲結構。

8.3  電子文件歸檔格式

8.3.1  電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉(zhuǎn)換。

8.3.2  電子文件應以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應按照DA/T 47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。

8.3.3  以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件應按以下要求歸檔：

a）電子公文正本、定稿、公文處理單應以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔；或

b）電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件。

8.3.4  在計算機輔助設計與制造過程中形成的科技類電子文件應按以下要求歸檔：

a）二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；

b）三維矢量文件，需永久保存的應轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按8.3.4 a）給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

8.3.5  以數(shù)握庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結構及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或

b）參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。

8.3.6  照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

8.3.7  公務電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

8.3.8  專用軟件生成的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。

8.4  電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式

8.4.1  應根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。

8.4.2  經(jīng)業(yè)務系統(tǒng)形成的各門類電子文件元數(shù)據(jù)應根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式：

a）選擇8.2.3 a）或8.2.3 c）所述歸檔接口時，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔；

b）選擇8.2.3 b）所述歸檔接口時，可與電子文件一并由業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫推送至中間數(shù)據(jù)庫，也可再由中間數(shù)據(jù)庫導出數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件。

8.4.3  聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺計算機中經(jīng)辦公、繪圖等應用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS、DBF等格式歸檔。

8.5  電子檔案的編目

8.5.1  應對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行同步整理審核、編制檔號等編目活動。

8.5.2  應對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結果進行審核和確認，對不合理或不準確的應進行修正。

8.5.3  應在整理審核基礎上，對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序，并依據(jù)排序結果編制文件級檔號。

8.5.4  應采用文件級檔號或唯一標識符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時更新相應的計算機文件名元數(shù)據(jù)。

8.5.5  應按照DA/T 18—1999以及6.2.4給出的要求對電子檔案、紙質(zhì)檔案做進一步著錄，規(guī)范、客觀、準確地描述主題內(nèi)容與形式特征。

8.5.6  完成整理編目后，應將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，并參照7.2.9給出的要求分類、有序地存儲電子檔案及其組件。

8.6  檔號編制要求

8.6.1  應按照DA/T 13—1994等標準以及電子檔案全程管理要求確定檔號編制規(guī)則。

8.6.2  應采用同級國家綜合檔案館檔號編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號。

8.6.3  檔號應能唯一標識全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。

8.6.4  以檔號作為電子檔案命名要素時，計算機文件名應能在計算機存儲器中唯一標識、有序存儲全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。

9  電子檔案的管理

9.1  電子檔案的存儲

9.1.1  應為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應的在線存儲設備。

9.1.2  電子檔案管理系統(tǒng)應依據(jù)檔號等標識符構成要素在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。

9.1.3  在線存儲系統(tǒng)應實施容錯技術方案，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應及時處置。

9.2  電子檔案的備份

9.2.1  應結合單位電子檔案管理和信息化建設實際，在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全基礎上，統(tǒng)籌制定電子檔案備份方案和策略，實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。

9.2.2  電子檔案近線備份與災難備份的基本要求如下：

a）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進行近線備份，應定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進行全量、增量或差異備份；

b）電子檔案數(shù)量達到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份；

c）本單位建設災難備份中心時，應將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災難備份納入規(guī)劃之中，進行同步分析、設計和建設。電子檔案的災難備份和災難恢復應參照GB/T 20988—2007等標準要求執(zhí)行。

9.2.3  電子檔案離線備份的基本要求如下：

a）應采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲介質(zhì)，參照GB/T  2828.1—2012、GB/T 12628—2008、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995、DA/T  38—2008等標準實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份；

b）電子檔案離線存儲介質(zhì)至少應制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應用需要等實際情況，制作第二套、第三套離線存儲介質(zhì)，并在裝具上標識套別；

c）應對離線存儲介質(zhì)進行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲介質(zhì)編號，按規(guī)范結構存儲備份對象和相應的說明文件，標識離線存儲介質(zhì)。禁止在光盤表面粘貼標簽；

d）離線存儲介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應符合下列條件：

——應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

——應裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；

——應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；

——保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃～20℃，磁性載體15℃～27℃；相對濕度選定范圍：光盤20%～50%，磁性載體40%～60%。具體要求見DA/T 15—1995、DA/T 38—2008。

e）電子檔案或電子檔案離線存儲介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級國家綜合檔案館電子檔案中心進行備份；

f）應定期對磁性載體進行抽樣檢測，抽樣率不低于10%；抽樣檢測過程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時應擴大抽檢范圍或進行100%的檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲介質(zhì)進行復制或更新；

g）對光盤進行定期檢測，檢測結果超過三級預警線時應立即實施更新；

h）離線存儲介質(zhì)所采用的技術即將淘汰時，應立即將其中存儲的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲介質(zhì)之中；

i）確認離線存儲介質(zhì)的復制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動成功時，再按照相關規(guī)定對原離線存儲介質(zhì)實施破壞性銷毀。應對離線存儲介質(zhì)管理活動進行登記，登記內(nèi)容參見表A.2。

9.3  電子檔案的利用

9.3.1  電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關保密規(guī)定。

9.3.2  應根據(jù)工作崗位、職責等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設置相應的電子檔案利用權限。

9.3.3  利用者應在權限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

9.3.4  電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。

9.3.5  對電子檔案采用在線方式提供利用時，應遵守國家有關信息安全的相關規(guī)定，從技術和管理兩方面采取嚴格的管理措施。

9.4  電子檔案的統(tǒng)計

9.4.1  應按照檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對各門類電子檔案情況進行統(tǒng)計。

9.4.2  可按檔案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對室藏電子檔案數(shù)量等情況進行統(tǒng)計。

9.4.3  可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復制、下載等要素對電子檔案利用情況進行統(tǒng)計。

9.5  電子檔案元數(shù)據(jù)的維護

9.5.1  應基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動。

9.5.2  實施電子檔案管理系統(tǒng)升級或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動時，應自動采集新增的電子檔案背景、結構元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標準、視頻編碼標準、技術參數(shù)等。

9.5.3  應參照GB/T 26163.1—2010等標準持續(xù)并自動采集電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)，應記錄的電子檔案管理過程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等，具體見8.1.4、10.2.5、10.3.4給出的要求。

9.5.4  應通過備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)，具體見9.2、10.2、10.3.4給出的要求。

9.5.5  應禁止修改電子檔案背景、結構和管理過程元數(shù)據(jù)，對題名、責任者、文件編號、日期、人物、保管期限、密級等元數(shù)據(jù)的修改應符合管理規(guī)定，修改操作應記錄于日志文件中。

9.5.6  應確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)關系得到維護。

10  電子檔案的處置

10.1  電子檔案的鑒定與審查

10.1.1  應定期對電子檔案進行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應符合國家有關規(guī)定。

10.1.2  檔案部門應根據(jù)本單位檔案保管期限表進行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對象的續(xù)存或銷毀意見，必要時可協(xié)商相關職能部門。銷毀鑒定意見經(jīng)上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。

10.1.3  電子檔案的解密審查應由檔案部門、保密部門共同實施，必要時可協(xié)商相關職能部門。解密審查意見經(jīng)上級領導或主管部門審核、批準后方可實施。

10.1.4  應根據(jù)電子檔案所標密級并結合國家有關政策、要求，參照GB/T 7156—2003等標準定期對涉密電子檔案進行密級審查，實施解密、延長保密期限或提升密級等處置活動。

10.1.5  到期電子檔案移交進館前，應進行解密審查。

10.2  電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移

10.2.1  應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎上，參照ISO 13008—2012等標準實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

10.2.2  出現(xiàn)以下但不限于以下情況時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移：

a）電子檔案當前格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；

b）因技術更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需更換離線存儲介質(zhì)時，應實施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；

c）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺式計算機、服務器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎軟件等設備升級、更新時，應實施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；

d）電子檔案管理系統(tǒng)更新時，應實施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

10.2.3  應按照確認轉(zhuǎn)換或遷移需求、評估轉(zhuǎn)換或遷移風險、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案，審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測試、實施轉(zhuǎn)換或遷移、評估轉(zhuǎn)換或遷移結果、報告轉(zhuǎn)換或遷移結果等步驟實施電子檔案及/或元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

10.2.4  應在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動成功實施之后，根據(jù)本單位實際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

10.2.5  電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動應記錄于電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)中，并填寫電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表（見表A.3）。

10.2.6  重新對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行備份。

10.3  電子檔案的移交與銷毀

10.3.1  保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應向同級國家綜合檔案館移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

10.3.2  紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門類傳統(tǒng)載體檔案應以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應按照DA/T 31、ISO/TR 13028—2010以及同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

10.3.3  電子檔案的銷毀應參照國家關于檔案銷毀的有關規(guī)定與程序執(zhí)行。

10.3.4  應從在線存儲設備、異地容災備份系統(tǒng)中徹底刪除應銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

10.3.5  應銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)，應對其實施破壞性銷毀。實施銷毀前，應對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

10.3.6  屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密規(guī)定實施。

10.3.7  應填寫電子檔案銷毀登記表（見表A.4）并歸檔保存。

附 錄 A

（資料性附錄）

登記表格式

表A.1  電子文件歸檔登記表

注：歸檔電子文件門類包括：文書，科技，專業(yè)，聲像，電子郵件，網(wǎng)頁，社交媒體，[其他]。

表A.2  電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表

表A.3  電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表

表A.4  電子檔案銷毀登記表